Asana rabitə dizayn qrupu tərəfindən dizayn edilmişdir.

Dizayn prosesində aydınlıq: Komandanız üçün bir proses xəritəsi necə yaradılır

Dizayner Fondundakı işimdə, başlanğıcın başlanğıc mərhələsində olan dizaynerlərdən tez-tez eşidirəm: "Kaş ki, bir məhsulu ideyadan bazara apardığımız müddət haqqında daha aydın olsaydıq."

Bu səbəbdən tez-tez komandalara və idarəçilərə ideal dizayn müddətlərini xəritədə göstərmələrini tövsiyə edirəm. Başqa sözlə, məhsulu ideyadan göndərilməyə apararkən hər kəsin müraciət edə biləcəyi bir şablon.

Bir proses xəritəsi ilə böyüyən bir dizayn qrupu miqyasını böyüdə bilər, sürətlə istehsal edə bilər, marka birliyini qoruyub saxlaya və hər kəsin tamamlanmış layihələrdə işləməsini təmin edə bilər. Həm də məhsul idarəçiliyi, marketinq və mühəndislik kimi qonşu qrupların dizaynla necə işləyəcəyini dəqiq bilməkdə kömək edir.

Sadə bir sualla başlayır: ideal dizayn prosesiniz nədir? Nəticədə müzakirə təşkilatda dolaşan bir əsər yaradır, məs. Məsələn, PDF diaqramı, elektron cədvəl, tapşırıq siyahısı, Google Sənədi və ya divara asmaq üçün poster.

Bununla birlikdə, proses xəritələşdirmə məşqinin əsl meyvəsi, komandanız üçün aydınlıqdan daha az əsərdir. İdeal sisteminizi şifahi hala gətirmək və görselləşdirmək gözləntilərinizi müəyyənləşdirəcək və qeyri-müəyyənliyi aradan qaldıracaq. Bu addım olmadan işçilər inkişaf etməməli olan layihələrə çox vaxt sərf edirlər və hər mərhələdə necə gedəcəyiniz barədə narahat olmayın.

Dizayn komandanıza (və ya komanda birliyi tələb edən hər hansı bir iş fəaliyyətinə) bir proses xəritəsini necə əlavə edəcəyimi müzakirə edəcəyəm. Əvvəlcə Facebook-da dizayn aparıcısı olaraq keçmişimdən bir proses xəritəsinin əhəmiyyətinə dair bir hesabat dərc etmək istəyirəm.

Facebook-da dizayn prosesi

2008 idi və Facebook sürətlə genişlənir. 100 milyonluq istifadəçi mərhələmizi vurduq və on nəfərlik dizayn qrupumuz ayaqlaşmağa can atdı. Üzvi şəkildə işləyirdik, hər dizaynerin qurmaq və göndərmək üçün muxtariyyətə sahib olması ilə.

Əlbətdə bu, danışılmayan bəzi qaydalara səbəb oldu. Məsələn, CEO-nun xüsusilə diqqət mərkəzində olduğu məhsullar işə başlamazdan əvvəl təsdiqlənməli idi. Hər şey üçün mühakimə etmə meylimiz var idi. Mark Zuckerberqin nə vaxt və nə vaxt iş gətirəcəyi aydın deyildi.

Bununla birlikdə, Facebook daha sürətli və daha sürətli fırlandıqca, boş dizayn prosesimiz kənarlarda köhnəlməyə başladı. CEO çox bişməmiş fikirlər gördü. Bəzi xüsusiyyətlər açıq şəkildə, bəziləri isə xüsusi olaraq inkişaf etdirildi, bu da insanlar məhsul göndərildikdən sonra bir məhsul və ya xüsusiyyət haqqında məlumat əldə etdikdə məyusluğa səbəb oldu. Və vizual dilimiz daha az tutarlı oldu. İnsanlar layihələrini qapıdan çıxartdıqda fərqli nişan üslubları və çalarlar kimi detallar ortaya çıxdı və yeni bir stilin rəsmi və ya sadəcə bir cəhd olduğu aydın olmayacaqdı.

Şirkətdəki daha çox komanda dizaynlı layihələr üzərində işləmək istədikləri üçün əməkdaşlığımızın necə qurulacağına dair gözləntiləri müəyyənləşdirmək üçün onlarla işləməli olduq. Məsələn, digər komandalar təsadüfən Facebook vizual dizaynının kimə məxsus olduğunu və hansı təsdiq tələb olunduğunu bilmədən dizaynda dəyişikliklər etdilər - məsələn, bir mühəndis bənzərsiz bir istifadə vəziyyəti olaraq gördüyü ilə uyğunlaşdırmaq üçün düymə stilini dəyişdirsə, vizual kanonumuzdan çıxarıldı. Başqa bir nümunədə, bir gün əvvəl müştəri dəstəyinə yeni bir başlanğıc verməyi unutduq və gələn problemlərə hazırlaşmaları lazımdır.

Ümumiyyətlə, məhsullarımıza hərtərəfli baxdığımızda fərqli keyfiyyət səviyyələrini və istehsal sürətlərini gördük.

Nə baş verdiyini araşdırdıqda, hər dizayner, mühəndis və baş nazir üçün işarə etməsi üçün razılaşdırılmış bir müddətimiz olmadığını gördük.

Cavab olaraq bir proses xəritəsi yaratdıq. Proses xəritəsi, ideyadan göndərilməyə bir xüsusiyyəti əhatə edən və hər mərhələdə tələb olunan hərəkətlərin, insanların, alətlərin və qərarların təməlini qoyan ideal prosesi görselləşdirir. İstisnalar ola bilər, amma hər şey eynidir. Hər kəsin gözlədiyi müddətdir.

Ekibimizdəki iki və ya üç dizayner mükəmməl dizayn müddətini təyin etdi və görselleştirdi, sonra hamımız müzakirə etdik və razılaşdıq. Buradan şirkətin işçilərinə elektron poçtla göndərə biləcəyimiz bir dizayn edilmiş PDF sənəd yaratdıq.

Bu müddət xəritələşdirmə tətbiqini təqdim etdi və ya çox faydalı tətbiqləri rəsmi etdi. Dəyişikliklərin CEO-nun masasına vurmadan əvvəl ciddi rəy almasını təmin etmək üçün işçi qruplarımız var: Məsələn, bütün düymələri və nişanları tutarlılığı yoxlayan vizual dizayn qrupu. Bir müştəri dəstək komanda yoldaşı ilə nə vaxt danışacağımızı (yeni bir layihə ilə ilk dəfə görüşdüyümüzdə) və qanuni bir araşdırma aparacağımızı (ümumiyyətlə çox sonra) bilirdik. Bizimlə işləmək istəyən komandalar, məlumatlarını və araşdırmalarını nəzərdən keçirdiyimiz bir başlanğıc görüşünü gözləyə bilərlər.

Nəticədə, işimiz zamanı bizi tez-tez idrak yüklərindən azad edən bir sıra standart hərəkətlərimiz oldu. "Bu layihə üçün bir az yaradıcı iş görək?" Bəli; Bu, komandamızın rəsmi olaraq etdiyi bir şeydir. "Markı göstərəkmi?" Bu, layihənin prioritetindən və əhatə dairəsindən asılıdır.

Komandalar gerçək dünyadan xilas olmaq istəyirlərsə, sıxılmış zaman çizelgələrini, gözlənilməz dəyişənləri və intuisiyanı yerləşdirmək üçün daxili rahatlığa ehtiyac duyurlar. Bu, Facebook-da çox şey oldu, məsələn CNN-dən cəmi iki həftə əvvəl Obamanın 2008-ci ildə andiçmə mərasiminin canlı axını üçün bir şərh infrastrukturu qurmalı olduğumuzu bildirdiyimiz zaman.

Beləliklə, hazır planımız, layihələr prosesi mükəmməl izləmədikdə və zamanla fotoşəkil çəkmək üçün əsl bir şimal kimi xidmət etdiyimiz zaman nə qədər sapdığımızı ölçmək üçün bir əsas oldu. Daha sürətli göndərilməyimizə, konsertdə işləməyimizə və digər komandalarla yaxşı oynamağımıza kömək etdi.

Komandanız və ya təşkilatınız üçün bir proses xəritəsi yaratmağın bir neçə yolu.

Proses xəritəsinin elementləri

Proses xəritələrinin müəyyən edilmiş bir quruluşu yoxdur, çünki dizayn qrupunuzun və şirkətinizin xüsusi addımlarını və ehtiyaclarını əks etdirməlidir. Təsvir məqsədləri üçün proses xəritəniz Dave Merholzun Double Diamond Model Product Design'ın dörd mərhələsini istifadə edə bilər:

  1. Fikir yaratmaq (müştəri problemlərini anlamaq və məhsul strategiyası haqqında düşünmək)
  2. Tərif (strategiyanın və layihə tələblərinin əlavə tərifi)
  3. Təkrarlama (prototipləşdirmə və sınaq)
  4. Tətbiqetmə (həllin hazırlanması və dəqiqləşdirilməsi)

Bu mərhələlərin hər biri üçün məhsulu daha da inkişaf etdirmədən əvvəl nəyin olması lazım olduğunu təyin edə bilərsiniz. Kimi şeyləri daxil edin:

  • İnsanlar: Beyin fırtınası mərhələsində neçə dizayner iştirak etməlidir? Prototipləri həyata keçirməyimizdən əvvəl kimin təsdiqləməsinə ehtiyac var? CEO nə vaxt gəlir?
  • Alətlər: Hər mərhələdə hansı proqram və dizayn alətlərindən istifadə edirik?
  • Artefaktlar və nəticələr: hər mərhələdə hansı material və ya rəqəmsal material obyektləri istehsal olunur? Yaradıcı tapşırıq? Şirələr? Müştəri müsahibələrindən tapılanların xülasəsi?
  • Görüşlər: Hansı görüşləri keçirməliyik? Məhsul meneceri ilə bir dizaynı nəzərdən keçirməliyiksə, bu nə vaxt olmalıdır?
  • Qərarlar və nəticələr: Bir məhsulu prototipləşdirmə mərhələsindən icra mərhələsinə keçirmədən əvvəl hansı məlumatlar və ya qərarlar verilməlidir?

Ekoseli sınaq

Xüsusilə gənc şirkətlər bu elementləri dəqiq müəyyənləşdirməyə çalışırlar. Bir axşam Designer Funds Bridge proqramı çərçivəsində bir qrup dizaynerləri proses xəritəsi çalışması ilə apardıq. Qapıdan çıxan son layihə barədə düşünmələrini və onları bu nöqtəyə aparan yolu qeyd etmələrini söylədik.

Plaid-in Dizayn rəhbəri Al Hertz üçün komandasına fokuslanmanın yeni yollarını göstərən bir müddət göstərildi. Plaid bu yaxınlarda Al-da işləmək üçün ikinci bir dizayner və təcrübəçi işə götürdü. Beləliklə, hansı komanda və şirkət qurmaq istədikləri barədə müzakirə aparmaq üçün yaxşı vaxt idi.

Əslində bütün şirkət strukturlaşdırılmış qərarlar vermək və bunu dəstəkləmək üçün yeni proseslər yaratmaq istədiyi bir nöqtədə idi. "Böyüməklə birlikdə əsas məhsullarımızdakı daha çox mümkün dəyişiklikləri qiymətləndirməliyik" deyir. "Bu qərarları daha çox kəmiyyətdə kök salmaq və ölçülən bir mədəniyyət yaratmaq istəyirik."

Al boş proses kartı şəbəkəsini götürdü və bir tərəfdən, işlər yaxşı gedərsə, Plaidin dizayn prosesinin versiyasını hazırladı. Sonra səhifəni çevirdi və qarşı tərəfdə böyük bir sual işarəsi çəkdi: ən pis dizayn prosesi. Başqa sözlə, işlər pis getdikdə və insanların hansı prosesi izlədiyini də bilmirdi.

Onun ideal prosesi qurulub. Xüsusi bir tədqiqat mərhələsindən başlayır və daxili maraqlı tərəflər və xarici müştərilər kimi vacib insanları bir araya gətirir. Bunu Plaidin əsas məhsullarından biri olan Linkdə əsaslı dəyişikliklər etmək üçün bir il davam edən təşəbbüslə uğurla edirlər. Komanda təxminən ortadadır və yüksək səviyyədə bir yol xəritəsi hazırlayarkən müştərilər və qeyri-müştərilərlə danışmaq üç ay çəkdi.

Bununla birlikdə, səhifənin sual işarəsi tərəfi, qrupun əsas səbəbini araşdırmaq və anlamaq üçün çox vaxt sərf etmədən işlərin görülməsinə yönəldiyi layihələrin təmsilçisidir. “Bu, bir layihənin vacib olduğunu düşündüyümüz zaman, ancaq xüsusi mənbələrə sahib olmadığımız zaman baş verə bilər. Və ya bəlkə də dizayn qrupu, birgə yaradıcı qrup dizaynından fərqli olaraq fabrik xətti tərzi yaradıcı ofis kimi çıxış edir ”dedi. "Divara spagetti atmaq kimi hiss edə bilər."

Proses xəritəsi çalışması təşkilatda olan bəzi problemli meylləri və bunlardan necə xəbərdar olmağı vurğuladı.

"Bir dizayn mərhələsinin bir hissəsi olan bütün alətləri sadalamağın nə qədər asan olduğuna heyran qaldım" deyir Al və irəliləməyimiz lazım olan digər biliklər. 12 vasitə müəyyən etmiş ola bilərəm, ancaq "Qərarlar və Nəticələr" də yalnız bir güllə var. "

Al qeyd etdi ki, komanda həmişə əldə etmək istədiyi şeyə cəmlənə bilməz və alətlərdən kənarda qalır, çünki onları ələ keçirmək və onlarla oynamaq asandır. “Bunun əvəzinə nəticələrə diqqət yetirməliyik. Proses xəritəsindəki məşq bu ayarı dəyişdirməyimə kömək edir. "

Diaqnoz: Komandanızın bir proses xəritəsinə ehtiyacı varmı?

Buludlu bir prosesin bəzi ümumi simptomları:

  • Eyni komandadakı iki nəfər “rəsmi komanda prosesi” ni çox fərqli şəkildə təsvir edir.
  • İdarəçilər son anda gəlir və canlı yayımlanmadan əvvəl layihələrdə dəyişikliklər edirlər.
  • İnsanlar axının ortasındakı layihələrə cəlb olunur.
  • Layihələrin yarısı ləğv olunur.
  • İnsanlar kimin qərar verdiyini və niyə bir şeyi başqa şey seçdiyini bilmədikləri üçün əsəbiləşirlər.
  • İnsanlar komanda yoldaşlarının işləri barədə və ya yalnız ekstradisiya edildikdən sonra bilmək üçün təəccüblənirlər.

Budur test etmək üçün əla bir yol. Növbəti komanda iclasında və ya yerində otaqdakı hər kəsə bir kağız verin və əsas komanda proseslərinizdən birini özləri planlaşdırmalarını xahiş edin. Sonra müqayisə edin. Bir neçə komanda üzvü bunu etməyə çalışırsa və çox fərqli proses xəritələrinə sahibdirsə, bu ideal prosesinizi bütün komandanın razılığa gələ biləcəyi bir işə qarışdırmaq üçün yaxşı bir siqnaldır.

Təcrübədə tətbiq edin

Proses xəritəsinin yaradılmasında dörd əsas addım:

  1. Diaqnoz: Yuxarıya baxın.
  2. Dəqiqləşdirmə: Bir komanda olaraq prosesinizi yenidən nəzərdən keçirin. Addımları və tələbləri qazın, onları aşağı sürün və işıqda görün. Hər bir prosesdə iştirak edən insanları, alətləri və proqram təminatını, əsərləri və nəticələrini və əsas iclasları, qərarları və nəticələri müəyyənləşdirərək prosesinizin üç-beş əsas mərhələsini sadalayın.
  3. Artefakt yaradın: Ardından razılaşdırılmış müddətinizin bir artefaktını yaradın və afişa, cədvəl, google doc və ya işlər siyahısı kimi komandanızın içində və xaricində paylayın.
  4. Dövran et və təkrarlayın: Bu əsər yaradıldıqdan sonra rəy almaq və istifadəçilər rahat olana qədər prosesinizi təkrarlamaq üçün istifadə etmək istəyəcəksiniz. Sonra onu komandaya necə çatdıracağınızı və alətlərinizə və qaynaqlarınıza necə verə biləcəyinizi düşünün.

Fərdi iş funksiyaları arasında proses xəritələrini paylayın

Razılaşdırılmış yolun olması istənilən komandanın daha uğurlu olmasına kömək edə bilər (yalnız dizayn deyil). Məsələn, bu məşqdən istifadə edə bilərsiniz:

  • Funksiyalara üstünlük verən bir məhsul komandası
  • BD bir şirkətlə ortaq olub olmadığına qərar verir
  • Yeni komanda yoldaşlarını işə götürün və onlarla görüşün
  • Performans icmallarını və promosyonlarını aparan menecer
  • Rüblük planlaşdırma qrupu

Designer Fund-da işçilərimizin xarici və xarici səfərləri üçün bir proses xəritəsi yaratdıq. Əsas mərhələləri təyin etdik və sonra bütün tapşırıqları Asana şablonlarına kodladıq. Bu, yeni işçilərə aydınlıq verir, prosesi sürətləndirir və menecerlərə və işçilərə işlərini düzəltməyə kömək edir. Enrique və mən də şirkətlər ilkin göndəriş e-poçtundan bağlanmağa qədər beş mərhələdən keçdikləri üçün başlanğıc investisiya prosesimizi göstərdik.

Bütün proses xəritələrimizi mükəmməl şəkildə izləyə bilmərik. Ancaq yaratdıqları aydınlıq bir mühərrikdəki yağ kimidir və sürətli bir kliplə işlərin rahat getməsinə kömək edir. Kiçik şeylərin böyük təsiri var.